Bilgi bankası

Bir bilgi bankası, şirketteki tüm dosyaların toplandığı yer değildir; seçilmiş bir kümedir. Her dosyayı indekslemek yanıt kalitesini artırmaz, düşürür — çünkü ilgisiz içerik getirme adımında gürültü yaratır ve doğru parçanın önüne geçebilir.

Seçim ölçütü şudur: bu doküman tekrar tekrar sorulan bir sorunun yanıtını içeriyor mu, ve içeriği güncel mi? Yanıt her iki soruya da evetse kapsama girer. Bir kereye mahsus üretilmiş, artık geçerli olmayan veya kişisel veri içeren dosyalar dışarıda kalmalıdır.

KobiGPT'de bilgi bankası tek bir havuz değildir; her asistanın kendi kapsamı vardır. İK asistanına bağlı dosyalar muhasebe asistanının arama uzayında bulunmaz. Bu, hem isabeti artırır hem erişim kontrolünün temelini oluşturur.

Plan limitleri bu yapıyı sınırlar: Ücretsiz plan planı 2 asistan ve 100 doküman, Pro planı 25 asistan ve 12500 doküman kapsar.

Bilgi bankası kurmak kolaydır; güncel tutmak zordur. Prosedür değiştiğinde yeni dosyayı yüklemek yetmez, eskisini kapsam dışına almak gerekir. Her iki sürüm de bağlıysa asistan ikisini de geçerli kaynak sayabilir ve çelişkili yanıt üretebilir.

Pratik öneri, kapsamdaki dosya setini düzenli aralıklarla gözden geçirmektir. Kaynak gösterimi burada bir denetim aracı olarak da işe yarar: yanıtta beklenmedik bir eski dosya kaynak olarak görünüyorsa, o dosyanın kapsamda kalmaması gerektiği anlaşılır.

Sezgiye aykırı ama ölçülebilir bir gerçek şudur: doküman sayısı arttıkça yanıt kalitesi belirli bir noktadan sonra düşmeye başlar. Sebep, getirme adımının sabit sayıda pasaj döndürmesidir; arama uzayında ilgisiz içerik arttıkça bu sabit kontenjana giren doğru pasaj sayısı azalır.

Pratik sonuç, arşivi büyütmenin değil daraltmanın çoğu zaman daha iyi sonuç verdiğidir. En sık sorulan yirmi sorunun yanıtını içeren yirmi dokümanla kurulan bir asistan, iki bin dokümanla kurulan bir asistandan daha isabetli çalışır.

Bu, arşivin tamamının değersiz olduğu anlamına gelmez; kapsamın asistan bazında ayrılması gerektiği anlamına gelir. Nadiren sorulan ama gerektiğinde kritik olan dokümanlar ayrı bir asistanda tutulabilir. Böylece günlük kullanılan asistanın arama uzayı dar ve isabetli kalırken, derin arşive erişim de kaybolmaz. Tek bir asistana her şeyi bağlamak yerine kullanım sıklığına göre katmanlamak, hem kaliteyi hem maliyeti aynı anda iyileştirir.