KVKK

Kişisel veri içeren bordro, müşteri, aday veya sözleşme dosyaları bir yapay zeka asistanına bağlandığında yeni bir işleme faaliyeti oluşabilir. Sorun yalnızca modelin cevabı değildir; verinin toplanması, saklanması, erişilmesi ve dış servislere gönderilmesi birlikte değerlendirilir.

Bu nedenle bir asistanı devreye almadan önce hangi dosyaların kişisel veri içerdiğini ve hangi kullanıcıların bunları görmesi gerektiğini envanterleyin. Genel bilgi bankası ile sınırlı hukuk veya İK asistanını aynı kapsamda tutmayın.

KobiGPT’de şirket ve departman kapsamı, kişisel veri içeren dokümanların herkesin arama alanına girmesini önlemeye yardımcı olur. Rol modeli super_admin, admin, manager ve viewer seviyelerini tanımlar; bu roller doküman politikasının yerini almaz.

Kaynak gösterimi de yönetişim açısından önemlidir. Bir yanıtın hangi doküman parçasına dayandığını görmek, yanlış kapsamı veya güncelliğini yitirmiş bir dosyayı fark etmeyi kolaylaştırır; hukuki uygunluk kararını otomatikleştirmez.

Veri minimizasyonu, saklama süresi, erişim yetkisi ve tedarikçi sözleşmeleri hukuk ekibiyle netleştirilmelidir. Asistanı yalnızca gerçekten ihtiyaç duyduğu klasörlerle beslemek, teknik ve yönetsel riski aynı anda azaltır.

KVKK bir ürün rozeti değildir; kullanım senaryosuna göre yapılan bir değerlendirmedir. KobiGPT’nin kaynaklı yanıt ve kapsam kontrolleri teknik destek sağlar, fakat aydınlatma, hukuki sebep ve saklama kararları için yetkili danışmana başvurulmalıdır.

KVKK uyumu bir ürün özelliği değil, kurulum kararıdır. En belirleyici adım hangi dosyaların asistana bağlanmayacağına karar vermektir: özlük dosyaları, müşteri kimlik bilgileri, sağlık verisi ve benzeri özel nitelikli içerik kapsam dışında tutulmalıdır.

Bu ayrım kurulumda yapıldığında sonraki tüm katmanlar basitleşir; bağlanmamış bir dosya hiçbir sorguda kaynak olamaz. Bağladıktan sonra erişim kuralıyla korumaya çalışmak ise daha kırılgan bir yaklaşımdır. Hukuki değerlendirme için ilgili uzmana danışılmalıdır; bu sayfa hukuki görüş içermez.

İkinci adım, kalan içerikte kişisel veri sızıntısı olup olmadığını kontrol etmektir. Prosedür dokümanlarının eklerinde örnek formlar, gerçek isimler veya müşteri bilgileri bulunabilir; bu ekler ana dosyayla birlikte indekslenir. Yükleme öncesi hızlı bir gözden geçirme, sonradan seçici silme uğraşından çok daha ucuzdur. Üçüncü adım ise erişim tarafıdır: hangi rolün hangi asistanla konuşabileceği yazılı olarak tanımlanmalı ve kurulum sonrası test edilmelidir.